A procrastinação (entenda-se, o ato de adiar desnecessariamente ações ou decisões) é um fenómeno que afeta gravemente grande parte dos profissionais ativos, comprometendo os seus níveis de produtividade e até a sua própria autoestima e saúde mental.
Se está a ler este artigo é porque provavelmente conhece bem o peso da procrastinação e daria bom uso a algumas dicas práticas para a combater. E não se preocupe porque não está sozinho nesta luta. Na verdade, a procrastinação é um fenómeno global que afeta sensivelmente 20% da população adulta (e 50% da comunidade estudantil).
Também existem diferentes graus de procrastinação. Pode ser um assunto de menor importância que afeta os fluxos de produtividade apenas de vez em quando, ou pode ser um problema crónico e complexo que impede o profissional de atingir objetivos maiores, prejudicando seriamente a sua carreira ou o seu negócio.
Neste artigo, vamos falar deste fenómeno psicológico e dar-lhe algumas sugestões práticas que pode implementar no dia a dia para reduzir o tempo que passa a procrastinar.
Provavelmente já se perguntou porque é que continua a procrastinar, apesar de saber que é um mau hábito e de ter vontade de parar, certo?
Muitas pessoas pensam que a procrastinação é um comportamento típico de profissionais preguiçosos, o que não podia estar mais errado.
Quando queremos completar determinada tarefa, existe uma série de mecanismos cognitivos que são ativados para regular o nosso comportamento e para motivar uma ação. Na sua base reside, por norma, a motivação – uma alavanca poderosa para trabalharmos o autocontrolo.
Contudo, também existem fatores que podem afetar a nossa motivação e que nos levam a adiar incessantemente determinadas tarefas ou ações. Os fatores mais comuns são: a ansiedade, o medo de falhar, a exaustão mental ou ambientes com muitos estímulos, propensos a distrações.
Quando estes fatores se sobrepõem à nossa capacidade de autocontrolo e ultrapassam os nossos níveis de motivação acabamos, na maioria das vezes, por procrastinar. E quando assim é, temos de esperar que a equação se equilibre novamente para voltarmos a um estado produtivo, o que pode levar algum tempo.
Felizmente, através de técnicas muito simples, é possível reestabelecer o equilíbrio mais rapidamente, e voltar a ganhar o controlo da situação. As dicas abaixo vão permitir-lhe ser mais produtivo e combater a procrastinação de forma eficaz.
Em primeiro lugar, é importante conhecer a natureza da procrastinação. Para isso, reflita sobre os seguintes aspetos:
Ao conseguir identificar com clareza a natureza do problema, ser-lhe-á mais fácil acionar estratégias concretas para acabar com a procrastinação, em vez de simplesmente esperar que o dia de amanhã seja diferente.
Quando os objetivos não são realistas, a motivação perde-se e isso aumenta a propensão para procrastinar. Por isso, estabeleça sempre objetivos que sejam minimamente ambiciosos, mas que consiga atingir.
Estes objetivos também não devem ser ambíguos e devem ajudá-lo a monitorizar toda a progressão de forma inequívoca.
Depois de perceber o que o faz procrastinar e de ter os seus objetivos bem definidos, é importante traçar um plano de ação para combater a inatividade. Para isso, deverá saber quais são as técnicas anti-procrastinação mais adequadas e como deve usá-las. Elas dividem-se em duas categorias principais:
Comportamentais: são as técnicas que visam modificar hábitos ou ações, de forma a eliminar os maus vícios e a implementar as boas práticas.
Cognitivas: são as técnicas que o ajudam a ter pensamentos positivos e a evitar os negativos. Uma das técnicas cognitivas mais comuns é, por exemplo, a visualização mental.
O seu plano de ação vai passar, muito provavelmente, por uma mistura destes dois tipos de técnicas. Lembre-se de que o essencial não é entender concretamente o tipo de técnica que está a usar, mas antes perceber e acreditar que a procrastinação pode ser ultrapassada através de bons hábitos e de pensamentos positivos.
Qualquer profissional, a certa altura na sua carreira, já se sentiu absolutamente assoberbado e perdido no meio de uma lista de tarefas que não tem fim à vista. Para evitar este sentimento de angústia, que o pode fazer sentir-se desmotivado e mais propenso a procrastinar, considere dividir uma tarefa mais exigente (ou um projeto) em pequenas tarefas. Divida-a em tantas pequenas tarefas quanto for necessário.
Quando tiver tudo organizado e dividido em tarefas mais pequenas, estabeleça um critério e defina uma ordem de prioridades.
Existem vários métodos conhecidos que ajudam a priorizar tarefas, mas não gaste demasiado tempo a otimizar este processo e lembre-se de que o mais importante é mesmo começar por algum lado.
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Há pessoas que são bastante mais produtivas nas primeiras horas da manhã, enquanto que outras trabalham melhor à noite. Desde que o seu trabalho permita, tente ajustar o seu calendário e trate das tarefas mais densas nos blocos horários onde sabe que consegue ser mais produtivo.
Também se pode organizar de acordo com o tipo de tarefas que precisa de fazer: aquelas que exigem mais criatividade e atenção Vs. aquelas mais aborrecidas e rotineiras.
Ter uma rotina estabelecida – o que para muitos empreendedores ou trabalhadores independentes pode ser mais difícil – vai certamente ajudá-lo a combater a procrastinação. Esta rotina deve ter em conta os seus picos de produtividade, o que significa que uma rotina não deverá ser igual para dois profissionais.
Ter uma data limite para completar cada tarefa vai ajudá-lo a manter-se focado e a sentir-se mais responsável pela evolução ou estagnação do seu projeto. Tal como os objetivos, os deadlines também devem ser realistas e concretos (algures durante o dia de amanhã, por norma, não resulta).
Pode ainda optar por recorrer a técnicas de gestão de tempo (existem várias).
A técnica de Pomodoro – uma das mais conhecidas – defende o trabalho em blocos de 25 minutos, que devem ser intercalados por 5 minutos de intervalo. Sempre que completar um ciclo de trabalho (por exemplo, 4 blocos concluídos), pode fazer um intervalo mais longo (30 minutos).
Isto faz com que consiga ir descansando gradualmente mas, ao mesmo tempo, progredindo na sua lista de afazeres.
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O conceito de gamification deriva da palavra inglesa game que significa jogo, em português.
Esta metodologia, quando é implementada corretamente, pode ser uma poderosa aliada no combate à procrastinação.
A ideia é encarar a sua lista de tarefas como um verdadeiro jogo. Por cada tarefa concluída pode receber um ponto, e por cada tarefa em atraso perde um. No final do mês ou da semana, se atingir X pontos, pode mimar-se com um pequeno prémio.
Aqui o que importa reter é o reforço positivo da mensagem e o entusiasmo para ir superando os desafios até concluir a tarefa ou o projeto em questão.
Os profissionais mais produtivos são, por norma, aquelas pessoas que conseguiram criar e manter bons hábitos na sua vida pessoal e profissional. Falamos de coisas tão simples como: a prática de exercício físico, a hidratação ao longo do dia, o respeito pelo tempo de descanso e pelas horas de sono, a meditação, uma alimentação saudável, etc.
Tudo isto fará com que esteja em melhor forma física, mental e emocional, e com que consiga ser um profissional mais energético e produtivo.
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