Gestão de tempo: as técnicas que qualquer empreendedor deve conhecer

Tempo é umas das muitas coisas que o dinheiro não compra. Sendo finito, este é um dos bens mais preciosos de qualquer empreendedor imobiliário e é necessário saber fazer uma gestão de tempo eficiente.

A gestão de tempo não é apenas útil na esfera profissional. O nosso tempo tem sempre de ser visto como um todo e, quando bem gerido e empregue, não só aumenta os níveis de produtividade no trabalho, mas também permite que consigamos ter mais tempo livre para dedicar à família, aos amigos ou aos nossos hobbies preferidos.

Contudo, saber como gerir o tempo de forma eficaz é cada vez mais difícil nos dias que correm. Não apenas pela quantidade de tarefas que nos assolam (o famoso multitasking), mas também pelo facto de sermos constantemente absorvidos por uma imensidade de notificações e informações que nos distraem e, muitas vezes, nos fazem perder o tempo que não temos.

É por tudo isto (mas não só) que saber fazer uma correta gestão de tempo assume cada vez mais importância.

Para o ajudar nesta tarefa vamos, neste artigo, abordar algumas técnicas de gestão de tempo e sugerir-lhe algumas ferramentas que podem ser muito úteis no seu dia a dia.

Qual é o grande objetivo de uma gestão de tempo eficaz?

A gestão de tempo tem como principal objetivo o controlo consciente da forma como aloca o seu tempo a tarefas importantes ou atividades, sejam elas em contexto pessoal ou profissional.

Saber como gerir o tempo pode ajudá-lo em diversas frentes, nomeadamente:

• A atingir os pequenos objetivos com sucesso, fazendo com que se sinta motivado com cada pequena conquista;
• A fazer uma melhor gestão das suas prioridades;
• A eliminar maus hábitos como, por exemplo, a procrastinação;
• A reduzir sentimentos menos positivos, tais como, o stress ou a angústia;
• A ter uma ideia clara dos próximos passos.

É, por isso, extremamente importante adotar algumas práticas que lhe permitam otimizar o seu tempo e ser mais eficiente nas suas tarefas e nos seus compromissos. Pequenos hábitos que, quando mantidos de forma constante, fazem uma grande diferença no fim do dia.

Dicas essenciais para melhorar a sua gestão de tempo

Planear o dia com antecedência

Desengane-se quem pensa que alocar tempo a planear o dia de amanhã é em vão. O planeamento adequado tem um impacto tremendo na sua semana de trabalho e deve, por isso, reservar um bloco horário para organizar a sua agenda, estabelecer prioridades e definir objetivos para a semana. Pode fazê-lo, por exemplo, no início da semana ou no final. Verá que se sentirá melhor preparado para enfrentar a semana e, ao mesmo tempo, bastante mais tranquilo.

Limitar o período de acesso ao e-mail

Quantas vezes por dia acede ao seu e-mail? E em quantas horas por semana é que isso se traduz? De facto, vários estudos mostram que grande parte das pessoas perde imensas horas por semana apenas a consultar o e-mail. Para que o seu tempo seja mais bem otimizado, defina períodos específicos durante o dia para responder a e-mails e organizar a sua caixa de entrada. Não torne a consulta ao seu e-mail uma prática constante durante o dia, porque tal reduz os seus níveis de atenção e concentração.

Encontrar a zona de produtividade

O espaço onde trabalhamos tem um impacto enorme nos nossos níveis de produtividade. Para efeitos de gestão de tempo, vá para os locais onde sabe que consegue ser mais produtivo, especialmente se estiver a tratar de tarefas ou processos mais complexos.

O fuso horário também importa e, enquanto algumas pessoas são autênticas corujas noturnas, outras são bem mais produtivas nas primeiras horas da manhã. Ajuste o seu volume de trabalho e aloque-os às horas do dia onde sabe que vai ser mais produtivo.

Saber priorizar

O autor do livro Eat the Frog e CEO da Brian Tracy International sugere que, se tivermos um sapo para engolir, essa deve ser a primeira coisa a fazer pela manhã. Ou que, se tivermos de engolir dois sapos, devemos começar pelo maior.

Na prática, esta analogia diz-nos que devemos ser capazes de priorizar as tarefas e de tratar das mais complexas (e até menos agradáveis) em primeiro lugar.

Fazer pausas regulares ao longo do dia

Às vezes, é necessário dar um passo atrás para dar dois à frente. Fazer breves pausas durante o dia pode parecer uma perda de tempo, mas está cientificamente comprovado que pequenas pausas ao longo do dia ajudam a melhorar os níveis de produtividade de qualquer pessoa. Uma pequena caminhada de 10 minutos ou algum tempo passado ao sol irão fazer com que se sinta mais desperto e revitalizado para riscar a próxima tarefa da lista.

Saber dizer “não” e delegar tarefas

Não existe nada de errado em dizer não, quando feito de forma assertiva, racional e, naturalmente, educada. É importante conhecer os seus limites e distinguir aquilo que é exequível do que não é razoável. Delegue as tarefas mais importantes e foque-se apenas no que realmente depende de si e requer a sua experiência e know-how.

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Bloquear as distrações

A procrastinação pode ser um inimigo silencioso mas letal, no que à sua produtividade diz respeito. Eduque-se e concentre-se nas tarefas que tem de concretizar. Bloqueie todas as notificações e distrações e, se necessário, afaste-se dos dispositivos ou ambientes mais tentadores.

Definir objetivos concretos

É muito importante definir objetivos específicos e, acima de tudo, mensuráveis para conseguir fazer uma melhor gestão de tempo. Isto irá permitir-lhe saborear as pequenas vitórias sempre que completar uma tarefa e desfrutar do sentimento de “missão cumprida”.

Esquecer o multitasking

É muito frequente ouvirmos falar da virtude dos profissionais multifacetados, que são capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Na verdade, isto pode ser uma falácia e um elemento prejudicial à eficaz gestão de tempo. Não tenha medo de assumir a responsabilidade de fazer apenas uma coisa de cada vez e verá que, no final do dia, vai conseguir ser um profissional muito mais produtivo.

Alocar corretamente o tempo às tarefas

Saber quanto tempo demora cada tarefa é fundamental para conseguir delinear o seu plano de trabalho e fazer uma melhor gestão de tempo. Se não tem uma ideia muito concreta disso, pode tentar, por exemplo, recorrer a ferramentas ou softwares que ajudam a contabilizar o tempo dedicado a cada ação ou projeto. 

Criar uma rotina matinal

Ter uma rotina matinal própria irá, sem dúvida, energizá-lo e colocá-lo no mood certo para começar o dia em grande forma. Tente fazer pequenas coisas tais como, tomar um café enquanto lê duas páginas do livro que está há décadas pousado na sua mesinha de cabeceira, fazer a cama, passear o cão, ou simplesmente não ver redes sociais. Crie a sua própria rotina e verá que ela vai ser uma incrível fonte de energia e motivação, que irá traduzir-se numa maior produtividade durante o dia.

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Recorrer às ferramentas certas

Nos dias que correm, as ferramentas de gestão de tempo e de tarefas são um absoluto must. Tendo ou não equipa própria, existem ferramentas que são bastantes úteis para:

• Monitorizar o tempo dedicado a cada tarefa;
• Fazer e gerir listas de tarefas;
• Gerir projetos;
• Facilitar a comunicação entre profissionais da mesma equipa.

Explore todas as opções e use a ferramenta que melhor se adequar à sua realidade profissional.

Comunicar de forma eficaz

Por fim, comunicar de forma eficaz com clientes, parceiros ou colegas irá ter uma importância inegável na otimização das suas tarefas e gestão de tempo. Dê preferência aos canais mais formais (e-mail, WhatsApp For Business ou outros) e procure comunicar de forma simples, clara e cordial.

Gestão de tempo eficaz: uma das maiores vantagens competitivas

Lembre-se de que o seu tempo é um dos bens mais preciosos enquanto empreendedor e que, por isso, deve geri-lo de forma cuidadosa e rigorosa.